Cómo se apostillan los documentos extranjeros para que tengan validez en España

Cuando una sociedad extranjera interviene en un acto jurídico en España (ya sea una compraventa de participaciones sociales, la constitución de una filial, la firma de un contrato ante notario o la apertura de una cuenta bancaria), es imprescindible acreditar:

• La existencia legal de la sociedad.
• La vigencia y operatividad conforme a su jurisdicción de origen.
• La identidad y facultades de la persona que actúa en su nombre.
• Y que los documentos que lo prueban tienen plena validez jurídica en España.

Para ello, no basta con presentar la documentación original expedida por las autoridades extranjeras. Dado que el país emisor no es España, se requiere que los documentos cumplan una doble exigencia formal:

1. Que estén debidamente apostillados (o legalizados si el país no forma parte del Convenio de La Haya).
2. Que exista equivalencia funcional con los documentos públicos españoles, tal y como exigen la legislación y la doctrina registral en España.

Puedes comprobar si el país de origen forma parte del Convenio de La Haya de 1961 en este enlace oficial:
🔗 https://www.hcch.net/es/instruments/conventions/status-table/?cid=41

¿Qué documentos se suelen requerir en estos casos?

Los documentos más comunes en operaciones internacionales, tanto mercantiles como administrativas, incluyen:

1. Certificate of Incorporation: acredita la constitución de la sociedad.
2. Certificate of Good Standing: acredita que la sociedad sigue activa y al corriente de sus obligaciones.
3. Bylaws o Estatutos Sociales: recogen el régimen interno de la sociedad.
4. Certificados o actas de nombramiento de administradores, directores u officers.
5. Poderes otorgados a favor de representantes legales para actuar en nombre de la sociedad.
6. Certificados de antecedentes penales (por ejemplo, para trámites de extranjería o nacionalidad, o registro frente a organismos públicos como el BdE o CNMV).
7. Títulos académicos oficiales, cuando es necesario acreditar formación profesional o técnica del titular de los títulos

¿Qué requisitos debe cumplir la documentación?

Para que cualquiera de estos documentos tenga validez legal en España, deberá:

1. Estar debidamente apostillado

• Si proviene de un país firmante del Convenio de La Haya, bastará con la apostilla oficial emitida por la autoridad competente (por ejemplo, el Secretary of State en EE. UU.).
• Si proviene de un país no firmante, será necesario legalizarlo por vía diplomática, lo cual implica validación ante las autoridades nacionales y posterior legalización en la embajada o consulado español.

2. Estar traducido al español, salvo excepciones

• Cualquier documento en idioma extranjero debe ir acompañado de traducción jurada al castellano, realizada por intérprete jurado acreditado por el Ministerio de Asuntos Exteriores de España.
• Solo podrá prescindirse de esta traducción si el notario o autoridad española manifiesta conocer suficientemente el idioma, aunque por seguridad jurídica, suele exigirse siempre traducción jurada. En todo caso, según la Doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (antes DGRN): “El documento en idioma extranjero debe ir acompañado de su correspondiente traducción por intérprete jurado para poder surtir efectos registrales.”
  (Resolución de 7 de septiembre de 2018, entre otras).

¿Qué ocurre si no cumples estos requisitos?

Si la documentación no está apostillada o no se acompaña de traducción jurada cuando procede, puede ser:

• Rechazada por el notario (impidiendo la firma del acto o escritura).
• No inscrita por el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad.
• Considerada nula o ineficaz en procedimientos judiciales o administrativos.

Esto puede retrasar o incluso frustrar operaciones relevantes, como adquisiciones, inversiones, trámites de extranjería, licitaciones o formalización de poderes.

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